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Área de Gobierno de Hacienda y Administración Pública

ANUNCIO

Decreto de 10 de agosto de 2009, del delegado del Área de Gobierno de Hacienda y Administración Pública, por el que se aprueba la instrucción relativa al sistema de información de las entidades colaboradoras en la gestión de licencias urbanísticas

Por acuerdo del Pleno del Ayuntamiento de Madrid, de 29 de junio de 2009, se aprobó la ordenanza por la que se establece el Régimen de Gestión y Control de las Licencias Urbanísticas de Actividades (en adelante, la ordenanza) (BOLETÍN OFICIAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID de 6 de julio de 2009). La ordenanza establece un nuevo modelo de gestión de las licencias urbanísticas de actividades basado en la colaboración de entidades privadas acreditadas y autorizadas que se denominan entidades colaboradoras en la gestión de licencias urbanísticas (en adelante ECLU).

Para adquirir la condición de ECLU la entidad privada debe cumplir los requisitos de acreditación y autorización establecidos en la ordenanza. Uno de los requisitos de autorización es el que se refiere al “compromiso de disponer con carácter permanente de un sistema de información compatible con el del Ayuntamiento de Madrid, que permita el intercambio de información y que pueda adecuarse de forma continua a las características técnicas y funcionales que establezca el Ayuntamiento de Madrid, a los efectos de control informático del régimen de gestión y control dispuesto en esta ordenanza”, artículo 20.3.d).

La presente instrucción establece una serie de reglas y disposiciones generales sobre el sistema de información de las ECLU, sobre el tratamiento de datos así como sobre el intercambio de información con el Ayuntamiento de Madrid, con el objetivo de facilitar los trabajos de preparación del sistema de información que habrá de someterse a valoración en el proceso de autorización.

El artículo 3.2.j) del acuerdo de la Junta de Gobierno de la Ciudad de Madrid, de 5 de junio de 2008, por el que se establece la organización y estructura del Área de Gobierno de Hacienda y Administración Pública, y se delegan competencias en su titular y en los titulares de sus órganos directivos, modificado por acuerdo de 23 de julio de 2009, de la Junta de Gobierno de la Ciudad de Madrid, atribuye al titular del Área de Gobierno de Hacienda y Administración Pública la competencia en materia de gestión del sistema de acreditación y autorización de las entidades colaboradoras en la gestión de licencias urbanísticas. Asimismo, la letra f) del mismo precepto atribuye al titular del Área de Gobierno de Hacienda y Administración Pública el dictado de instrucciones para dirigir la actividad de los órganos y organismos que integran el Área de Gobierno, siendo uno de ellos el Organismo Autónomo Informática del Ayuntamiento de Madrid (IAM).

En su virtud, dispongo:

Primero.—Aprobar la instrucción relativa al sistema de información de las entidades colaboradoras en la gestión de licencias urbanísticas, cuyo contenido se incorpora como anexo del presente decreto.

Segundo.—El presente decreto surtirá efectos a partir de su firma, sin perjuicio de su publicación en el BOLETÍN OFICIAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID y del “Boletín Oficial del Ayuntamiento de Madrid” y en la página web del Ayuntamiento de Madrid.

ANEXO

INSTRUCCIÓN RELATIVA AL SISTEMA
DE INFORMACIÓN DE LAS ENTIDADES COLABORADORAS EN LA GESTIÓN
DE LICENCIAS URBANÍSTICAS

I.  Proceso de autorización

1.  Hasta el momento de apertura del proceso de acreditación el Organismo Autónomo Informática del Ayuntamiento de Madrid (IAM) trasladará a quien esté interesado la información con que cuenta este organismo referente al sistema informático que será necesario desarrollar por parte de las entidades colaboradoras en la gestión de licencias urbanísticas (en adelante ECLU) para obtener la correspondiente acreditación.

Una vez iniciado el proceso de solicitud de acreditación, la entidad aspirante podrá solicitar una copia de la documentación disponible sobre los formatos, protocolos, criterios, etcétera, a considerar en su sistema informático y su interconexión con el del Ayuntamiento.

2.  Hasta la efectiva puesta en funcionamiento del sistema de gestión de licencias urbanísticas y de comunicaciones previas, IAM, periódicamente, actualizará dicha información y la pondrá a disposición de quienes hayan iniciado el proceso de acreditación y hayan manifestado su interés en recibirla.

Los detalles técnicos de esta documentación se irán desarrollando durante el proceso de análisis de la nueva aplicación de gestión de licencias urbanísticas de actividad del Ayuntamiento.

3.  Durante el proceso de autorización de una ECLU por parte del Ayuntamiento, IAM comprobará que la aplicación de gestión utilizada por la entidad privada cumple con todos los requerimientos fijados, siendo este cumplimiento condición imprescindible para obtener la autorización. A este fin IAM efectuará las pruebas necesarias para comprobar y validar el funcionamiento de las aplicaciones que se hubieran desarrollado.

4.  Una vez obtenida la autorización las ECLU están obligadas, en virtud de lo establecido en el artículo 21 de la ordenanza, a mantener permanentemente los requisitos que sirvieron de base para su autorización, debiendo comunicar cualquier modificación de los mismos. La modificación, por tanto, de cualquiera de los requisitos técnicos en la aplicación de gestión de licencias que utilicen supondrá una nueva revisión por parte de IAM.

II.  Información a transferir al Ayuntamiento de Madrid

1.  De acuerdo con el artículo 27.1 de la ordenanza, las actuaciones de las ECLU se comunicarán al Área de Gobierno u Organismo Autónomo competente del Ayuntamiento de Madrid que determinará en cada procedimiento concreto, el contenido de dichas comunicaciones, así como los soportes y procedimientos electrónicos a utilizar para una mejor gestión y transmisión de la información.

El sistema informático de la ECLU permitirá la captura, elaboración, almacenamiento y envío al Ayuntamiento de toda la información exigida en el anexo I de la ordenanza, de acuerdo con el procedimiento que corresponda en cada caso.

2.  Durante el proceso de tramitación de una solicitud por parte de la ECLU, su sistema informático irá enviando al Ayuntamiento información de los pasos dados en dicha gestión y copia de los documentos asociados. Los pasos y documentos a considerar se definirán por el Ayuntamiento.

Al finalizar la tramitación de una solicitud, el resultado de la misma se enviará al Ayuntamiento en uno o más paquetes de información en los que se incluyan los datos y documentos correspondientes, de acuerdo con lo que defina el Ayuntamiento.

3.  Los datos y documentos deberán remitirse al Ayuntamiento con los formatos y protocolos que indique IAM.

4.  Para facilitar la validación y control de los datos a gestionar por la ECLU esta contará con los servicios de acceso a los sistemas del Ayuntamiento que se precisen. El método y protocolo de acceso a dichos servicios y funcionalidades será facilitado por IAM.

El acceso del sistema de la ECLU al Ayuntamiento para utilizar los servicios y funcionalidades que este facilite, así como para el envío de la información a que se ha hecho referencia, deberán realizarse en tiempo real o en diferido, de acuerdo con los criterios y protocolos que especificará IAM.

IAM también detallará los requerimientos técnicos y de seguridad que debe cumplir la conexión de la ECLU a los sistemas del Ayuntamiento, para asegurar su adecuado funcionamiento.

5.  La ECLU almacenará y enviará al Ayuntamiento toda la documentación en formato digital, realizando los procesos precisos de digitalización cuando el interesado la hubiera aportado en papel. Los formatos de los ficheros a generar, almacenar y enviar se fijarán por IAM.

La documentación que la ECLU envíe al Ayuntamiento irá firmada digitalmente, de acuerdo con los criterios y normas técnicas que se facilitarán por IAM.

III.  Datos que deben conservar las ECLU

1.  De acuerdo con el artículo 27.3 de la ordenanza, el Ayuntamiento, podrá en cualquier momento, requerir a las entidades colaboradoras información sobre cualquiera de las actuaciones en las que intervengan y la remisión de la documentación que estime necesaria. Asimismo, de acuerdo con el artículo 26.2, el registro y conservación de la documentación se realizará de la forma que determine el Área de Gobierno u Organismo Autónomo competente.

En este sentido, la información que la ECLU debe conservar en su base de datos, será toda aquella que se haya generado como consecuencia de la tramitación del expediente de gestión de licencias y comunicaciones previas, incluida cualquier versión anterior de los documentos remitidos al Ayuntamiento, así como toda la información generada en la relación de la ECLU con el ciudadano, y aquellas comunicaciones efectuadas entre la ECLU y el Ayuntamiento.

2.  Esta información podrá ser reclamada en cualquier momento, por el procedimiento técnico que se defina por el Ayuntamiento.

3.  Las ECLU habilitaran que responsables del Ayuntamiento tengan perfiles de acceso permanente a sus aplicaciones, con el fin de realizar su labor de control y seguimiento de la gestión realizada.

IV.  Protección de datos

1.  Según el artículo 25.ñ) de la ordenanza, las ECLU deben garantizar la confidencialidad de la información que hayan podido obtener en el transcurso de sus actuaciones y cumplir con la normativa de aplicación en materia de protección de datos.

Las ECLU, en su condición de empresas colaboradoras en la gestión de las licencias urbanísticas, mantienen una relación directa con cada uno de los solicitantes de certificados de conformidad, percibiendo de ellos la retribución correspondiente. Por tanto, son dichas empresas las que directamente proceden al tratamiento de los datos personales de cada solicitante y no puede considerarse que actúan a estos efectos por cuenta del Ayuntamiento de Madrid, sino de forma independiente y a petición individual de cada solicitante.

2.  En consecuencia, las ECLU serán responsables directas de los ficheros de datos que puedan crear para el ejercicio de esta actividad, así como del cumplimiento de todas las obligaciones que la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD), y su normativa de desarrollo imponen al responsable del fichero, entre las que se encuentra la obligación de inscripción de estos ficheros de datos en el Registro General de la Agencia Española de Protección de Datos, así como la implantación de las medidas de seguridad que correspondan en función del tipo de datos que se estén tratando.

3.  Igualmente, las ECLU en cumplimiento del artículo 5 de la LOPD serán responsables de informar a todos los solicitantes de los que recabe datos para la emisión del certificado de conformidad, de su inclusión en el correspondiente fichero, de la finalidad del tratamiento y de la cesión de los datos al Ayuntamiento de Madrid.

4.  El Ayuntamiento de Madrid será responsable del tratamiento de los datos que le sean trasladados por la ECLU en aplicación de la ordenanza. Asimismo, será responsable del fichero en el que queden incorporados, así como de las medidas de seguridad que le sean de aplicación. Este fichero tendrá que estar declarado e inscrito ante la Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid.

5.  La cesión de datos existente entre las ECLU y el Ayuntamiento de Madrid está amparada en el artículo 11.2.c) de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, no precisando del consentimiento de los afectados.

Madrid, a 10 de agosto de 2009.—El delegado del Área de Gobierno de Hacienda y Administración Pública, Juan Bravo Rivera.

(03/27.646/09)